Registro obligatorio de la jornada laboral: ¿en qué consiste y cómo afecta a las empresas?

El pasado 12 de mayo entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (“RDL 8/2019”), que ha regulado de forma expresa, añadiendo un nuevo apartado (9) al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET), la obligación de las empresas de registrar diariamente la jornada laboral.

Esta nueva obligación viene precedida del intento, desde los Tribunales, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y los Sindicatos, de forzar una respuesta frente a las dificultades de control y prueba de la realización de horas extraordinarias.

¿Qué dice la normativa del registro de jornada laboral obligatorio?

• Todas las empresas están obligadas a llevar un registro del control de horario de sus empleados, independientemente del tipo de trabajo que este realice y de la duración de su jornada laboral.

• La norma únicamente excluye expresamente de la obligación de fichar al personal laboral especial de Alta Dirección, y a las relaciones laborales de carácter especial(abogados, deportistas profesionales, servicio del hogar, representantes de comercio, artistas en espectáculos públicos, minusválidos).

• Las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajode cada empleado. Ello supone que el registro es doble: del horario (entrada y salida) y de la jornada (número de horas), con el previsible conflicto que generará el primero de ellos.

• Las empresas deben organizar y documentar el registro de jornada, lo que deberá realizarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa (o, de no alcanzarse, por decisión del empresario tras haber realizado una consulta previa a la representación legal de los trabajadores).

• Esta información no es únicamente de uso para la empresa, si no que deberá estar disponible tanto para empleados como para sindicatos

• Se deben conservar durante 4 años los citados registrospor parte de la empresa, estando a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la ITSS.

¿Qué ocurre si las empresas no se adaptan a la normativa de control de horario?

En el artículo 11 se introduce una modificación del artículo 7 .5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que indica lo siguiente:

El incumplimiento del registro de la jornada queda tipificado como una infracción grave en materia de relaciones laborales, cuya multa oscilará entre 626 o 6.250 euros, en función de la gravedad de los hechos.

En el caso de encontrar múltiples incumplimientos de la norma, que afecten a diferentes trabajadores, se impone una sola sanción.

Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve contemplada en el Art.6.6 de la Ley.

De comprobarse falta alguna en el registro, el trabajador contratado a jornada parcial, se presumirá automáticamente a jornada completa.

¿Cómo pueden las empresas cumplir con la ley de registro de jornada laboral de forma fácil?

No existe en la normativa un mecanismo concreto que especifique cómo ha de llevar a cabo la empresa este control de horario, por lo que el método para hacerlo puede ser muy variado. El decreto ley publicado en el BOE dice que este debe elaborarse “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa”. Por ello, todo dependerá del nivel de automatización o, por lo contrario, gestión manual que la empresa esté dispuesta a llevar a cabo.

La obligación de fichar y mantener los horarios de trabajo disponibles para los trabajadores puede ser un problema para muchas organizaciones. Las más grandes hace tiempo que tienen controles de acceso que a su vez les sirven para llevar un control horario. Pero las pequeñas ya es una cuestión diferente. Por eso vamos a ver soluciones para llevar el registro horario de los empleados.

Porque por pequeña que sea la empresa si tiene trabajo a turnos, bajas que hay que cubrir, vacaciones, etc.  y a poco que tenga un mínimo de rotación de personal la cosa puede que no sea tan sencilla como parece.

Soluciones para realizar el registro horario de los empleados

Soluciones biométricas o de proximidad, tu huella es insustituible.

Para las empresas que tienen una oficina o sede central donde acuden los trabajadores cada día para iniciar su jornada lo más indicado es una solución biométrica o de proximidad. Se trata de un hardware, un lector de huellas o tarjetas, en las que el trabajador tendrá que indicar la entrada y la salida de las instalaciones de la empresa.

Dicho registro permanecerá dentro del lector y se gestiona a través de un software, de manera que la empresa tiene los registros, puede gestionar incidencias que surja, (un empleado que se marcha sin fichar la salida) y garantiza la protección de datos en caso de que se utilice la huella parar fichar. El uso de la huella garantiza que otro empleado no pueda realizar el fichaje de entrada o salida de un compañero.

Su inconveniente suele estar en los trabajadores en movilidad o que tele-trabajan, ya que no se puede acudir a la oficina para realizar el fichaje, por lo que para esos casos deberemos buscar una solución alternativa.

Soluciones informáticas, perfectas para pequeñas empresas.

Se trata por lo general de una solución adecuada para aquellos usuarios que trabajan delante de un ordenador o tienen un teléfono móvil con la APP de fichaje instalada.

Normalmente se registra la entrada y salida del trabajo a través de una aplicación en el móvil. Después, dependiendo de la aplicación nos permitirá hacer más o menos cosas. Las hay que nos ayudan a llevar un control de horas para proyectos, además de los fichajes, gestión y petición de vacaciones y días libres, geolocalización para empleados móviles, etc.

Su gran desventaja respecto a un hardware específico de fichaje por huella o proximidad es el coste.

La hoja de cálculo o hoja en papel y la firma, sencillo pero efectivo.

Por último, tenemos un sistema sencillo pero efectivo, que consiste en reflejar en una hoja de cálculo las horas diarias de cada trabajador, junto con su firma. El problema de este sistema es que es demasiado manual. “En un momento en el que las empresas están intentando huir del papel” puede que no sea el más adecuado.

No hay un sistema que sea infalible, pero lo cierto es que va a suponer un aumento de las tareas burocráticas para los departamentos de recursos humanos.

En resumen, esta novedad normativa conlleva que todas las empresas han de registrar diariamente la jornada realizada por su plantilla, independientemente de que sean trabajadores a tiempo parcial o a tiempo completo, haciendo constar el horario de entrada y de salida de cada persona trabajadora y su incumplimiento se considerará una infracción grave sancionable con una multa de hasta 6.250 euros. El calendario laboral o los cuadrantes con horarios no se considerarán registro de jornada a efectos de la normativa aplicable.

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